2014. 6. 26.

정리정돈으로 사무실에서 업무효율 높이는 노하우

 출처: 플리커 DaveFayram (CC BY)

 

우리나라 연간 노동시간은 2012년 기준 2,092시간으로 OECD 국가 중 멕시코(2,317시간), 칠레에 이어 3번째로 많습니다. 노동시간이 짧은 독일이나 네덜란드에 비해 하루 평균 3시간을 더 일하는 셈이죠.

 

 

 

 

갑자기 억울함을 느껴봅니다. 그래도 저는 근무시간에 열심히!! 업무에 열중하고 있다고 자신 있게!! 말씀드릴 수 있습니다! (사장님~ 보고 계신가요~?♡) 물론 나라별, 환경별, 업무별 등 무수히 다른 변수로 인해 모두가 같진 않겠지만, 저는 다른 사람보다 3시간 더 일하기 싫어요. 단 5분이라도 줄여야겠습니다. 해도 해도 줄지 않을 것 같은 업무 때문에 스트레스를 받고 계시다면? 우리 조금만 효율적으로 살아볼까요?

 


 

책상을 정리하라

 

한 커뮤티니 게시판에 ‘직급별 책상’이라는 게시글이 화제가 되었죠. 제 책상을 보는 것 같아 보는 내내 민망했답니다. 서류가 산을 이루고, 각종 음료와 간식의 잔해들이 도저히 여직원의 책상이라고는 생각할 수 없는•••. 그래도 저는 나름 이유가 있었어요. 업무와 관련된 자료를 한 눈에 담고 싶었답니다~

 

그러나(개인차가 물론 있겠지만) 이와 같은 각종 잔해들은 업무를 진행함에 있어 집중력을 떨어뜨리게 만드는 요인 중 하나입니다. 책상 위에 불필요한 자료가 쌓여있으면 지금 처리해야 하는 업무에 집중 할 수 없고, 필요한 서류를 찾는데 많은 시간을 할애해야 하는 경우가 발생하기도 하니깐요.

 

한 조사에 따르면 업무시간 중 자료를 찾는데 보내는 시간이 보통 일일 15분. 1년으로 계산해보면 10일 가량을 서류를 찾는데 소모하고 있다고 하는데요. 바쁜 사람으로 보이고 싶은 일종의 컨셉(?)이 아니라면 이제 우리 그만 청소 좀 할까요? 
 


  

[좌] 정리 전 책상, [우] 정리 후 책상

 


책상 정리의 가장 중요한 포인트는 단순함이랍니다. 책상 위에는 가급적 많은 물건이 올라와 있는 것은 좋지 않아요. 사용 빈도수가 높은 물건(펜, 노트, 메모지 등)은 손이 닿는 가까운 곳에, 자주 사용하지 않는 물건은 서랍에 넣어 따로 보관하도록 해요. 애인이나 가족•친구 사진이나, 인형, 자잘한 팬시용품은 그만 집으로 돌려보내 주도록 하자구요. 자꾸 보면 보고 싶어진단 말이에요~

 

쾌적한 공간은 업무의 생산성을 크게 높인다고 하죠. 시간을 절약해야 업무의 피로도 덜하고 그래야 더 빨리 일을 끝낼 수 있기 때문이에요. 아래 리스트에 얼마나 해당하는지 체크해봅시다!

 

 

 

 

아니라면, 당신의 업무환경에도 변화가 필요하겠군요. 업무의 공간을 정리하는데 큰 기준은 없어요. 여럿이 사용하는 공간이니 만큼 다른 사람에게 피해가 되지 않는 범위 안에서 개선할 점은 없는지 한번 둘러보도록 합시다.

 


 

문서정리를 게을리 하지 말자

 

메모의 중요성은 아무리 강조를 해도 지나치지 않습니다. 업무를 하다 보면 생각해야 할 일, 처리해야 할 일, 전달해야 할 일 등 업무가 많아 웬만큼 기억력이 좋은 사람이 아니라면 한번쯤 메모의 중요성에 대해 생각해 보셨을 거에요.

 


1. 메모가 왜 중요할까요?
메모는 정보를 잊지 않고 새로운 아이디어를 만드는데 유용하기도 하지만 조직생활에서 업무로 인해 뜻하지 않은 문제가 불거졌을 때 사태파악 및 원인을 규명하는데 중요한 역할을 한답니다. 간혹, 기록이 존재하지 않아 뜻하지 않은 위기에 처하는 경우를 보기도 하는데요. 업무와 관련된 모든 내용, 구두로 언급된 내용까지 기록해두면 이후에 사실이 왜곡되거나 오해가 생기거나 일을 여러 번 반복하는 일은 없을 거에요. 또한, 전체공유가 필요한 자료는 사내 공유폴더에 미리미리 올려두면 나중에 다른 사람이 문서를 확인하는데 어려움이 없겠죠?

 




2. 효율적으로 기록하는 방법은?
각자 나름의 방법이 있다면 어떤 방법이든 괜찮아요. 간단하고 이해하기 쉬우면 되거든요. 저는 엑셀파일 이용해서 매일 일지를 쓰고 있는데요. 고객센터에서 고객의 기록을 남기듯 그날 그날 진행한 업무의 내용이나 구두로 전달된 내용을 간략하게 정리를 하고 있습니다. 그렇게 사소한 기록을 남겨두면 나중에 언제, 누가, 어떤 내용을 전달하고, 어떻게 마무리 했는지 바로 파악 할 수 있습니다.

 

문서를 정리하는 팁!

1. 다른 사람도 한 눈에 이해할 수 있도록 쉽게 정리한다.
2. 쉽게 기억할 수 있도록 코멘트를 달아준다.
3. 중요한 자료는 전자문서(PDF)와 페이퍼(문서) 이중으로 관리한다.
4. 회사 내 물품을 적극 활용한다.


 


 

 


얼마 전 사무실 이동이 있었습니다. 민족의 대이동 정도는 아니었지만 그래도 힘들었어요. 지상 2층에서 지하 1층까지. 그래도 이전 자리보다 책상도 넓어지고 조금 더 아늑해져서 만족스럽답니다. 업무의 능률이 팍팍! 오를 듯 한 기대감이 듭니다. 자, 이제 나머지 정리를 하러 가야겠죠~? ㅠ_ㅠ 모두 즐거운 한 주 되세요~!!

 

 

 

 



  1. 작성자 대표 이미지
    기억
    2014.06.26 11:20
    일단 책상정리부터 시작해야겠네요~~:)
  2. 작성자 대표 이미지
    굳은다짐
    2014.06.26 18:07
    휴~ 오늘 다시 한번 다짐을 하게되네요;
  3. 작성자 대표 이미지
    참 쉽지만 어려운일이기도하죠 ㅋㅋ
  4. 작성자 대표 이미지
    저도 출근해서 자리 정돈으로 한 주를 시작하겠어요
  5. 작성자 대표 이미지
    흐아! 사무실 제자리를 보니 또 한숨만 나오네요..ㅎㅎㅎㅎㅎㅎㅎㅎㅎㅎㅎ