2013. 9. 24.

스마트 워커가 되는 가장 간단한 방법 : Google Apps 제대로 사용하기


바야흐로 1인 기업시대, 직장인이 가장 부러워하는 사람은 프리랜서, 그것도 오피스리스 워커들. 편하게 카페에 앉아서 또는 멀리 지방에 가서도 언제, 어디서든 인터넷만 연결되는 곳이라면 일할 수 있기 때문이겠죠. 언제까지 부러워만 하실 거예요? 사무실이 아닌 나만의 자유로운 공간을 일터로 만들기가 그렇게 어려울까요? 구글 계정만 있다면 지금 당장 당신도 스마트 워커가 될 수 있습니다.


스마트 워커란?

기존 업무 공간인 사무실을 벗어나 언제 어디서든 업무를 지속할 수 있게 만들어 자유롭게 일하고 있는 스마트한 현대인. 



회사에서는 항상 이런 상황이 지속됩니다


Case 1 '회의합시다!'

메신저 대화창에 타닥타닥, 소리 없는 이 다섯 글자가 사람들을 움직이게 합니다. 미리 회의 날짜와 시간을 공지했지만 한 번 더 말해야 회의가 시작됩니다. 문제는 회의를 위해서 각자 똑같은 파일을 출력해서 챙겨가야 한다는 겁니다. 그리고 더 문제는 회의를 마치고 나서 같은 시간, 같은 공간에 있던 사람들이 딴소리를 한다는 것이죠. 서로 같은 것에 대해 이야기했는데…. 우리의 회의는 왜 항상 이렇게 끝나버릴까요?


Case 2 '윤 대리, 이게 최종파일이었나?'

프로젝트 하나를 진행하는 동안 기획안은 수시로 바뀌며 여러 팀원들이 함께 수정 과정을 거쳐 최종파일을 메일로 공유합니다. 모든 사람이 잘 저장만 해 놓는다면 헷갈릴 일이 없겠지만 잘 그러지 못한다는 게 문제죠. 왜 우리는 항상 최종파일이 어떤 것인지 메일함을 뒤지고 있어야 할까요?


Case 3 '회의하러 어디까지 가야 해!'

회의를 위해서 지방이나 서울 안에서도 조금 멀리 떨어져 있는 곳까지 이동해야 하는 상황. 할 일은 넘치는데 어디까지 가야 하는 걸까요? 단지 회의를 위해서 왔다 갔다 반나절이나 하루를 몽땅 써야 하는 상황이 다가왔습니다. 제 업무는 언제 하죠? 오늘도 야근인가요?


참 안타까운 상황입니다. 하지만 지금부터 알려드리는 이 세 가지 방법으로 여러분의 사무실을 바꿔놓을 수 있습니다. 



사무실을 바꾸는 세 가지 방법


방법 1 업무 및 회의 일정 공유하기 Google Calendar


이미지 출처: Google Apps for Business


구글 캘린더에 새로운 업무용 캘린더를 추가해보세요. 그리고 프로젝트 팀원들과 공유하세요. 물론 팀원들도 구글 계정을 가지고 있어야겠죠?! 일정을 한눈에 볼 수 있을 뿐만 아니라 누구라도 일정 관리를 할 수 있기 때문에 그 어떤 일정 관리 프로그램보다 활용도가 높을 겁니다. 게다가 필요한 파일을 첨부할 수 있고 참석자를 지정할 수 있으며 알림 기능도 함께 제공합니다. 


[좌] PC버전에서 보는 구글 캘린더 [우] 모바일에서 보는 구글 캘린더(아이폰 일정에 구글 캘린더를 동기화한 모습)


방법 2  공동 작업 파일 공유하기 Google Drive / Quick Office


이미지 출처: Google Apps for Business


회사 외의 장소에서 일하고자 할 때 가장 필요한 기능은 문서를 열어 보거나 편집하는 기능일 겁니다. 구글 드라이브는 워드, 엑셀, 파워포인트, 그리고 설문조사까지 문서 작성에 필요한 툴을 지원합니다. 공유 문서함을 만들어 업무에 활용하면 함께 작업해야 하는 문서나 작업이 완료된 파일을 메일로 보내지 않아도 됩니다. 단지 말 한마디 해주면 되죠. "구글 드라이브에 올려놨습니다!" 라고요. 그리고 언제든 웹상에서 업데이트할 수 있으니 수정하더라도 함께 수정된 내용을 공유할 수 있습니다. 


[좌] PC버전의 구글 드라이브 워드 문서  [우] 모바일에서 보는 구글 워드 문서


최근 구글은 PC에서 작업하는 오피스 문서와 가장 가까운 환경을 제공하기 위해서 Quick Office라는 iPhone과 iPad용 어플을 내놓았습니다. 모바일에서도 문서 작성이 더욱 수월해졌습니다. 구글 드라이브 사용자라면 꼭 어플을 깔아보세요. 9월 26일(목) 이전에 퀵오피스로 구글 계정으로 로그인하면 구글 드라이브의 저장 공간을 2년간 10GB 추가로 제공한다고 합니다. 


방법 3  화상 회의 하기 Hang out


이미지 출처: Google Apps for Business


회의는 꼭 모두 한 장소에 모여서만 할 수 있는 게 아니죠. 서로 다른 장소에 있더라도 회의가 필요한 순간엔 행아웃을 이용하면 됩니다. 행아웃은 최대 10명의 사람과 동시에 화상 채팅을 할 수 있으며 문서나 사진을 함께 볼 수 있습니다. 물론 메신저로 사용해도 괜찮습니다. 대화내용은 자동으로 G메일 채팅 보관함에 저장되거든요. 


회사에선 데스크톱으로, 집에서는 노트북으로, 그리고 밖에서는 스마트패드나 스마트폰을 사용하는 직장인 여러분이라면 누구나 스마트 워커가 될 수 있습니다. 무거운 노트북을 가지고 다닐 필요도 없죠. 당신이 있는 그곳이 바로 사무실이 될 테니까요. 물론 인터넷이 되는 곳이어야 하겠죠? 지금 바로 바꿔보세요, 당신의 작업 공간을요. 큰 결심이나 예산이 필요한 일이 아니에요. 단지 어플 세 가지만 잘 활용하면 되니까요. 




  1. 작성자 대표 이미지
    허기공주
    2013.09.25 10:06
    구글 캘린더 정말 편리해요. 드라이브와 행아웃은 잘 몰랐는데 유용한 정보가 되었네요. 맑은날 공원에서 일하는 그 느낌이란..어떨까요? ㅎㅎ